Nyt om Arbejdsgrupper under Netværksgruppen

INDLEDNING

Notat om nedsættelse af arbejdsgrupper i forbindelse med løft af Netværksgruppen Aggers målsætninger (jævnfør vedtægterne). Hensigten er at afgrænse de rammer, inden for hvilke netværksgruppens målsætning skal respekteres, når man er med i en nedsat gruppe under Netværksgruppen Agger.

ARBEJDSGRUPPER

Netværksgruppen Agger nedsætter arbejdsgrupper efter behov. Der er p.t. nedsat en arbejdsgruppe med navnet Byfornyelsesgruppen.

Når der nedsættes en arbejdsgruppe, sker der en drøftelse med de personer, der på frivillig basis ønsker at indgå i arbejdsgruppen. Under den indledende drøftelse med arbejdsgruppen præciseres, at man som medlem af en arbejdsgruppe under Netværksgruppen Agger tegner et medlemskab/indmelder sig i Netværksgruppen Agger.

Drøftelsen omfatter:

  • Fastlæggelse af konkrete målsætninger og en klar tidsramme for hver arbejdsgruppe.
  • Afklaring af, om arbejdsgruppen efter sit formål og opgaveløsning har en mere permanent karakter, og derfor vil have opgaver af tilbagevendelse næsten driftslignende karakter, eller om det er en ad hoc nedsat arbejdsgruppe.
  • Aftaler med arbejdsgruppen om tilbagemeldinger på fremdriften og om hvilke konkrete resultater, der forventes fra arbejdsgruppen.
  • Arbejdsgrupper nedsat under netværksgruppen forventes at indgå i en koordineret løsning af formålene i netværksgruppens vedtægter. Der udpeges derfor en kontaktperson i netværksgruppens bestyrelse, som arbejdsgruppen kan henvende sig til. Da arbejdsgruppen er nedsat af netværksgruppen, er det netværksgruppens kontaktperson, der gennem bestyrelsesarbejdet skal sikre, at der sker en koordinering af arbejdet i alle arbejdsgrupperne.
  • Afklaring af, hvilken økonomisk ramme der er for arbejdsgruppen. Det sikres, at spørgsmålet om økonomi er med i gruppens kommissorium, herunder en præcisering af ansvarsfordelingen vedrørende økonomi mellem netværksgruppen og arbejdsgruppen.
  • Hver arbejdsgruppes tovholder er ansvarlige for at inddrage Netværksgruppen Aggers bestyrelse i nødvendigt omfang.

Den praktiske opstart af arbejdsgrupper

På første møde i hver gruppe udpeges en tovholder/formand og en referent/sekretær.

Arbejdsgrupperne bør også på første møde drøfte behovet for at inddrage eksterne interessenter og ressourcepersoner.

Sikre etableret en mail og telefonliste.

Aftale næste møde og hvem der er indkalder.

Arbejdsgrupperne kan med fordel drøfte og støtte sig til en tjekliste som fx

  • En køreplan/tidsplan for arbejdet frem mod en fælles strategi og handleplan
  • En liste over interessenter
  • En fælles strategi og handleplan for den opgave, gruppen er nedsat for at løse
  • Identificere og prioritere indsatser til handleplanen, herunder
  • Udpege ansvarshavende, økonomi, tidsplan og deadlines for de enkelte aktiviteter i handleplanen.
  • Leverancer: Aftales med kontaktpersonen i bestyrelsen
  • Deadlines – Køreplan og tidsplan, fx for februar 2014 – 2015

 

Godkendt i bestyrelsesmødet den 19. juni 2014/EML